Se gestisci un negozio WooCommerce e ti è mai capitato di dover mandare un preventivo formale a un cliente prima ancora di emettere la fattura vera e propria, sai già di cosa stiamo parlando. La fattura proforma è esattamente quello strumento — semplice in apparenza, ma sorprendentemente utile nella pratica quotidiana.
Con WFatture for WooCommerce Fattureincloud Premium puoi generarle in automatico oppure a mano, quando preferisci, direttamente dal pannello di WooCommerce. Niente copia-incolla, niente file Excel volanti: tutto va dritto su Fatture in Cloud, già pronto.
Cos’è una fattura proforma (e perché non è “solo un preventivo”)
La distinzione è sottile ma conta. Un preventivo è un’offerta informale, spesso senza numerazione né valore legale preciso. La fattura proforma invece ha una struttura identica a una fattura reale — intestazione, importi, IVA, condizioni — ma non registra un’operazione fiscale e non obbliga al pagamento immediato.
In pratica è un documento che dice: “ecco esattamente cosa ti venderò, a queste condizioni, a questo prezzo”. Il cliente sa cosa aspettarsi, tu hai traccia scritta dell’accordo. Quando arriva il via libera, la converti in fattura definitiva con un click.
La fattura proforma non è un documento burocratico in più — è il modo più pulito per formalizzare un accordo prima che diventi una transazione.
Quando usarla davvero (e perché vale la pena)
Non c’è un’unica risposta su quando usare una proforma — dipende dal tipo di business e dal cliente. Ma ci sono alcune situazioni in cui torna particolarmente utile.
Ordini grandi o su misura
Quando vendi prodotti configurabili, ordini all’ingrosso o servizi con molte variabili, il rischio di incomprensioni è alto. La proforma mette tutto nero su bianco prima che la merce parta o il lavoro inizi: quantità, prezzi unitari, modalità di spedizione, tempi previsti. Se c’è qualcosa da correggere, lo si corregge prima — non dopo.
Clienti che devono chiedere approvazione interna
Nelle aziende strutturate, chi fa l’ordine spesso non è chi approva la spesa. La proforma diventa il documento che gira internamente per l’ok del responsabile acquisti o della direzione. Avere un formato professionale, numerato e con tutti i dettagli fa la differenza rispetto a uno screenshot o una mail informale.
Richieste di finanziamento o leasing
Banche e società di leasing chiedono quasi sempre una fattura proforma come allegato alla pratica. Serve per dimostrare che esiste un accordo reale tra acquirente e fornitore, con importi precisi. Senza quel documento, molte pratiche si bloccano già in fase istruttoria.
Trattative ancora aperte
A volte il cliente vuole trattare. Prezzi, tempi, quantità — tutto è ancora in discussione. La proforma funziona benissimo come base di partenza: si invia, si aspetta il feedback, si modifica se necessario. È molto più professionale di uno scambio infinito di email con numeri che cambiano ad ogni risposta.
Come funziona con WFatture for WooCommerce Fattureincloud Premium
La gestione delle proforma in WFatture è pensata per non spezzare il flusso di lavoro. Non devi uscire da WooCommerce, non devi aprire Fatture in Cloud ogni volta: tutto si gestisce dall’area ordini che già conosci.
| Modalità | Come funziona | Quando usarla |
|---|---|---|
| Automatica | La proforma viene creata appena arriva l’ordine, senza intervento manuale | Ideale per clienti B2B dove ogni ordine richiede subito la sua proforma |
| Manuale | La generi tu dall’ordine, nel momento che ritieni opportuno | Quando la proforma serve solo in alcuni casi o vuoi prima verificare i dati |
| Sincronizzazione | Il documento appare direttamente su Fatture in Cloud | automatica o manuale |
| Conversione | Da proforma a fattura definitiva con un click, direttamente su fattureincloud.it | Quando il cliente conferma e vuoi chiudere la transazione |
Il punto forte, al di là delle funzionalità singole, è che non devi pensarci. Una volta configurato, il plugin fa la sua parte: tu ti occupi degli ordini, lui si occupa della carta.
Vuoi provarlo sul tuo negozio?
WFatture for WooCommerce Fattureincloud Premium include la gestione delle proforma insieme a tutte le altre funzionalità di fatturazione automatica per WooCommerce. Se non lo hai ancora, dai un’occhiata alla pagina dei piani disponibili.
Domande frequenti
La fattura proforma ha valore fiscale?
No. La proforma non registra alcuna operazione IVA e non va annotata nei registri fiscali. Ha valore commerciale e informativo, non fiscale: serve a formalizzare un accordo preliminare tra le parti.
Posso emettere proforma solo per certi clienti?
Sì. Con la modalità manuale puoi scegliere ordine per ordine quando generare la proforma, senza dover automatizzare tutto. Utile se le proforma servono solo per la clientela B2B o per ordini sopra una certa soglia.
Cosa succede quando il cliente paga? La proforma si converte automaticamente?
La conversione da proforma a fattura definitiva avviene direttamente su fattureincloud.it, con un click. WFatture gestisce la creazione e la sincronizzazione del documento; la trasformazione finale rimane sotto il tuo controllo, così decidi tu quando emettere la fattura vera e propria.
La proforma viene inviata automaticamente al cliente?
Dipende dalla configurazione che scegli. Puoi inviarla manualmente o includerla nel flusso automatico del plugin — la flessibilità è proprio uno dei punti di forza della versione Premium.