Quando un cliente paga su WooCommerce, quel pagamento non finisce automaticamente in una fattura. Prima deve passare per un passaggio contabile che Fattureincloud richiede sempre: ogni incasso deve essere registrato su un conto di saldo, cioè la voce che rappresenta il canale attraverso cui è arrivato il denaro. PayPal, bonifico, carta di credito e contrassegno sono canali diversi, e ciascuno ha bisogno del proprio conto corrispondente lato Fattureincloud.
Se il metodo di pagamento attivo sul negozio non ha un conto di saldo associato con lo stesso nome atteso dal sistema, l’automazione si ferma lì: la fattura per quell’ordine non viene generata, indipendentemente da quanto sia ben configurato tutto il resto. È un vincolo che nasce dal modo in cui Fattureincloud tiene la contabilità, non da una scelta arbitraria del plugin che gestisce l’integrazione.
Perché i nomi dei conti devono essere esatti
Il punto che genera più confusione riguarda le denominazioni. Non basta creare un conto qualsiasi per PayPal o per il bonifico: il nome deve corrispondere esattamente, maiuscole comprese, a quello che il sistema si aspetta di trovare. Una lettera minuscola al posto di una maiuscola è sufficiente a rompere l’associazione tra metodo di pagamento e conto, anche se tutto il resto della configurazione è corretto. Ecco le denominazioni di riferimento e il tipo di conto che rappresentano:
- Paypal — conto standard, per gli incassi via PayPal
- Bonifico Bancario — conto bancario (IBAN non obbligatorio, si può usare un valore segnaposto tipo ITXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX SIA)
- Assegno — conto bancario, IBAN non obbligatorio
- Stripe — conto standard, per i pagamenti con carta via Stripe
- Pagamento alla Consegna — conto standard, per gli ordini in contrassegno
- Gratis — conto standard, per ordini a costo zero (es. coupon al 100%)
- altro — conto standard, per i metodi che non rientrano nelle categorie precedenti
Il secondo livello: i codici SDI
Oltre al conto di saldo, ogni pagamento porta con sé un codice richiesto dal Sistema di Interscambio per la fattura elettronica. Anche qui la corrispondenza è fissa: carte e PayPal vengono mappati su MP08 (carta di pagamento), il bonifico su MP05, l’assegno su MP02, il contrassegno su MP01 (contanti). Questo secondo livello di mappatura è quello che rende la fattura conforme, non solo generabile.
Chi usa gateway di pagamento non standard può comunque definire conti dedicati e mappature specifiche attraverso la gestione dei metodi custom, descritta nella documentazione dedicata.
Cosa comporta farlo manualmente
Chi collega per la prima volta WooCommerce a Fattureincloud si trova quindi davanti a un lavoro preliminare: entrare in Fattureincloud, creare un conto per ogni gateway attivo sul negozio, scegliere la tipologia corretta e verificare che il nome sia scritto esattamente come richiesto. Con due o tre metodi di pagamento è gestibile. Con cinque o sei, moltiplicato per ogni volta che si attiva un nuovo gateway o si replica la configurazione su un altro negozio, diventa un lavoro ripetitivo dove un errore di battitura può bloccare silenziosamente la fatturazione automatica senza che sia immediatamente ovvio il perché.
WFatture for WooCommerce Fattureincloud Premium include una funzione che automatizza proprio questo passaggio: da WooCommerce > Fattureincloud > Impostazioni, il plugin verifica quali metodi di pagamento sono attivi sul negozio, controlla quali conti esistono già su Fattureincloud e crea solo quelli mancanti, con la denominazione e la tipologia corrette. I conti già presenti non vengono toccati né duplicati, quindi la procedura si può lanciare anche su un account parzialmente configurato senza rischi. In pratica il vincolo contabile resta lo stesso — Fattureincloud continuerà sempre a richiedere quella corrispondenza esatta — cambia solo chi si occupa di rispettarlo.
Prima di lanciare la creazione automatica servono un negozio WooCommerce con i metodi di pagamento già configurati, un account Fattureincloud con le API 2.0 attive, e la connessione tra i due sistemi già impostata. Fatto questo, un solo click crea i conti mancanti e il risultato si può verificare direttamente da Fattureincloud.it, nella sezione conti di saldo.
Gateway personalizzati e casi particolari
La creazione automatica copre i metodi di pagamento standard di WooCommerce. Se il negozio usa un gateway non standard, la corrispondenza tra metodo e conto va definita a mano, testando poi l’integrazione con qualche ordine di prova. Le funzionalità premium per i metodi custom permettono comunque di strutturare anche questi casi, come spiegato nella documentazione linkata sopra.
Cosa controllare nel tempo
Il collegamento tra metodi di pagamento e conti di saldo non è una configurazione da fare una volta sola e dimenticare. Ogni nuovo gateway attivato sul negozio ha bisogno del proprio conto, quindi vale la pena controllare periodicamente che tutti i metodi attivi abbiano una corrispondenza e che la connessione API tra WooCommerce e Fattureincloud sia ancora valida. Se manca un conto, rilanciare la creazione automatica risolve il problema in pochi secondi; se invece il problema è un nome scritto in modo diverso da quello atteso, o conti duplicati con denominazioni leggermente diverse, serve intervenire manualmente da Fattureincloud per correggere o unificare le voci.
In sintesi
La fatturazione automatica tra WooCommerce e Fattureincloud passa per un vincolo contabile preciso: ogni metodo di pagamento del negozio deve avere un conto di saldo corrispondente, con nome e tipologia esatti, oltre al codice SDI corretto per la fattura elettronica. Capire questa logica aiuta a diagnosticare rapidamente perché una fattura non viene generata, e a impostare la configurazione in modo che regga nel tempo, sia che la si faccia a mano sia che si usi uno strumento come WFatture for WooCommerce Fattureincloud Premium per velocizzarla.
Domande frequenti
Ho già creato alcuni conti a mano: cosa succede se lancio la creazione automatica?
Il plugin riconosce i conti esistenti e crea solo quelli mancanti, senza duplicazioni.
Posso rinominare un conto dopo che è stato creato?
Tecnicamente sì, ma è sconsigliato: le denominazioni standard sono quelle che il sistema riconosce per l’associazione automatica. Cambiarle rompe il collegamento con il relativo metodo di pagamento.
Come si gestisce un gateway di pagamento personalizzato?
Attraverso la configurazione manuale del conto dedicato, oppure con le funzionalità premium per i metodi custom, che strutturano anche mappature non standard.